TuBackstageProPlantilla de hoja de ruta para giras y bolos
Qué tiene que llevar la hoja de ruta de un concierto, una función o una gira, en qué orden y qué errores evitar. Al final tienes una plantilla en blanco para imprimir o guardar en PDF.
Qué es una hoja de ruta
La hoja de ruta (en inglés, day sheet) es el documento que reúne lo que el equipo necesita para un bolo concreto: a qué hora llega cada uno, dónde se carga, en qué hotel duerme, quién le recoge y a quién llamar si algo se tuerce. Se hace una por fecha. En una gira se encadenan, y cada una tiene que poder leerse sola, de pie junto a la furgoneta y con el móvil en la mano.
La prepara el tour manager, el road manager o quien lleve la producción, y la reciben artistas, personal técnico, quienes conducen y a menudo la producción local del recinto. Una buena hoja de ruta ahorra decenas de llamadas el día del bolo.
Qué debe incluir, apartado por apartado
No todos los bolos necesitan todos los apartados. Rellena los que apliquen y quita el resto: cuanto más corta, más gente la lee entera.
1. Datos del bolo
La cabecera que responde a qué, cuándo y dónde sin tener que leer nada más.
- Artista o compañía y nombre de la gira
- Fecha y ciudad
- Recinto, dirección completa y enlace a Maps
- Aforo y tipo de espacio (sala, teatro, festival, auditorio)
2. Contactos del día
Las personas a las que se llama si algo falla. Pon solo las imprescindibles, cada una con su función.
- Tour manager o responsable de la gira
- Producción local y equipo técnico de la sala
- Promotora o programación
- Conducción o empresa de transporte
3. Horario
El corazón de la hoja. Incluye lo que pasa la víspera y al día siguiente, que es donde más se olvidan cosas.
- Llegadas y montaje (también si empieza el día anterior)
- Pruebas de sonido por artista o bloque
- Apertura de puertas, inicio y fin de la función
- Desmontaje, carga y salida
4. Recogidas y traslados
Quién recoge a quién, dónde y a qué hora. Es lo que más mensajes genera el día del bolo.
- Recogidas en estación, aeropuerto u hotel
- Traslados hotel ↔ recinto con hora de salida
- Vehículo, matrícula y teléfono de quien conduce
5. Alojamiento
Un bloque por hotel, con la lista de quién duerme en cada uno.
- Nombre, dirección y teléfono del hotel
- Horas de check-in y check-out
- Quién se aloja y en qué régimen (solo alojamiento, desayuno…)
6. Recinto, carga y descarga
Lo que necesita el equipo técnico para llegar con el camión sin dar vueltas. La puerta de carga casi nunca está en la dirección del recinto.
- Ubicación exacta de la puerta de carga
- Franja horaria permitida para cargar y descargar
- Matrículas con acceso y parking de furgonetas o camiones
- Acreditaciones y control de accesos
7. Comidas del equipo
Catering, dietas o restaurante concertado, con horas y número de personas.
- Comida y cena: hora, lugar y para cuántos
- Alergias o menús especiales avisados
- Hospitality del camerino
8. Emergencias
Nadie la mira hasta que hace falta, y entonces tiene que estar.
- 112 siempre visible
- Hospital o centro de salud más cercano al recinto
- Farmacia de guardia y mutua o seguro del equipo
9. Documentación técnica
Enlaces a los documentos de cada departamento, agrupados para que cada departamento vaya a lo suyo.
- Rider técnico y de hospitalidad
- Input list y stage plot
- Plano de luces y escenografía
10. Observaciones
Lo que no cabe en otro sitio: normas de la sala, horario de silencio, merchandising, prensa.
Errores habituales
Plantilla en blanco para imprimir
Pulsa el botón y elige tu impresora o «Guardar como PDF». Solo se imprime la plantilla, en A4.