TuBackstageProCómo avanzar un bolo: qué preguntar a la sala antes de ir
Avanzar un bolo es cerrar con la sala o la promotora todo lo que el equipo necesita saber antes de salir de casa. Aquí tienes cuándo hacerlo, con quién y la lista de preguntas, por bloques, para que no se quede nada en el aire.
Qué es avanzar un bolo
En el sector se llama así (en inglés, advance) a la ronda de correos y llamadas con la sala, el festival o la promotora para confirmar horarios, carga y descarga, equipo técnico, camerinos, comidas, pagos y contactos. Lo suele hacer el tour manager o la persona de producción, y la parte técnica la remata el equipo técnico de la gira con el de la sala.
Con lo que se acuerda se prepara la hoja de ruta. Un buen advance permite llegar y empezar a montar sin pasar la primera hora buscando la puerta de carga.
Cuándo y cómo hacerlo
La lista: qué preguntar, bloque a bloque
No todos los bolos necesitan todos los bloques: en un festival la promotora resuelve casi todo, y en una sala pequeña quizá tengas que llevar hasta el backline. Pregunta lo que aplique y marca el resto como «no aplica».
1. Contactos
- ¿Quién es mi contacto el día del bolo y cuál es su móvil?
- ¿Quién lleva la técnica de la sala (sonido y luces) y cómo le localizo?
- ¿Quién abre la puerta de carga si llegamos antes de hora?
- ¿A quién llamo si hay un problema fuera del horario de oficina?
2. Horarios
- ¿A qué hora podemos acceder y empezar a cargar?
- ¿Cuándo hay montaje, prueba de sonido y, si hay más grupos, en qué orden?
- ¿A qué hora abren puertas, empieza y debe terminar la actuación?
- ¿Hay hora límite de música o de salida del recinto?
- ¿Cuánto tiempo tenemos para desmontar y cargar al terminar?
3. Carga y descarga
- ¿Dónde está exactamente la puerta de carga? (Pide la ubicación en el mapa: casi nunca es la dirección de la sala.)
- ¿Hay rampa, montacargas o escaleras? ¿Qué distancia hay hasta el escenario?
- ¿En qué franja se puede cargar? ¿Hace falta permiso para parar en la calle?
- ¿Hay personal de la sala para ayudar a cargar?
4. Parking
- ¿Dónde dejamos la furgoneta o el camión durante el bolo y por la noche?
- ¿Hay que dar las matrículas? ¿Hay límite de altura o coste?
5. Técnica
- ¿Han recibido y aceptado el rider técnico, el input list y el stage plot?
- ¿Medidas del escenario y altura libre?
- ¿Qué equipo de sonido, monitores, mesas y microfonía hay?
- ¿Qué backline aportan y en qué estado está?
- ¿Qué iluminación hay y quién la lleva?
- ¿Cuántas tomas de corriente hay en el escenario y de qué tipo?
- ¿Hay límite de volumen o limitador?
6. Camerinos y hospitality
- ¿Cuántos camerinos hay, tienen llave, ducha, toallas?
- ¿Qué ponen de bebida y comida en el camerino?
- ¿Hay comida o cena para el equipo? ¿Dónde, a qué hora y para cuántas personas?
- ¿Hemos avisado de alergias y menús especiales?
7. Alojamiento y traslados
- Si los gestiona la promotora: ¿qué hotel, cuántas habitaciones, a nombre de quién y con desayuno?
- ¿Hay recogidas en estación o aeropuerto? ¿Quién recoge, dónde y a qué hora?
8. Público y venta
- ¿Cuál es el aforo y cuántas entradas se han vendido?
- ¿Cómo funciona la lista de invitaciones y cuántas invitaciones tenemos?
- ¿Hay restricción de edad?
- ¿Dónde se puede vender merchandising, quién lo vende y si la sala cobra comisión?
9. Dinero y papeles
- ¿Caché acordado, forma y plazo de pago? ¿A quién se factura y con qué datos fiscales?
- ¿Quién rellena y entrega el repertorio para los derechos de autor?
- ¿Piden seguro de responsabilidad civil u otra documentación?
10. Accesos y seguridad
- ¿Cómo se identifican el equipo y las personas acompañantes (acreditaciones, pulseras, lista)?
- ¿Hay normas de la sala que debamos conocer (fuego, humo, confeti, pirotecnia)?
- ¿Quién se ocupa de la seguridad del escenario y del camerino?
11. Prensa y grabación
- ¿Hay entrevistas, fotos o prensa previstas?
- ¿Se puede grabar o retransmitir el concierto? ¿Con qué condiciones?
Errores habituales
Del advance a la hoja de ruta, sin pasar a limpio
En TuBackstagePro la hoja de ruta de cada bolo tiene estos mismos apartados. Vas apuntando lo que te confirma la sala y marcas cada dato como pendiente o «no aplica»; lo pendiente se ve a simple vista en la hoja y en la planificación. Cuando está lista, el equipo la abre en el móvil, también sin cobertura, y si vuelves a esa sala puedes copiar la hoja de un bolo anterior y confirmar solo lo que cambie.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa avanzar un bolo?
Es contactar con la sala, el festival o la promotora antes de la actuación para cerrar todos los detalles logísticos y técnicos: horarios, carga y descarga, parking, equipo técnico, camerinos, comidas, pagos y contactos. En inglés se llama advance. Con lo que se acuerda se prepara la hoja de ruta.
¿Quién avanza el bolo?
Normalmente el tour manager, el road manager o la persona de producción. En la parte técnica, quien lleva el sonido o la dirección técnica de la gira suele hablar directamente con el equipo técnico de la sala.
¿Con cuánta antelación se avanza un bolo?
Depende del tamaño del espectáculo. Como referencia, un primer contacto unas semanas antes y una confirmación final dos o tres días antes. En giras grandes o con montajes complejos se empieza antes.
¿Qué diferencia hay entre el advance y la hoja de ruta?
El advance es la conversación con la sala para cerrar los detalles. La hoja de ruta es el documento que recoge lo acordado y que recibe todo el equipo.
¿Qué hago si la sala no contesta algo?
Márcalo como pendiente, ponle fecha para volver a preguntar y avisa al equipo de lo que todavía no está confirmado. Lo peor es que un dato pendiente parezca definitivo.
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