TuBackstageProCómo calcular el caché de un concierto o una función
El caché tiene que pagar el bolo, la parte de la estructura que lo sostiene, lo que costó crear el espectáculo y dejar margen. Aquí tienes qué sumar, en qué orden, los costes que más se olvidan y un ejemplo completo con cifras.
La fórmula, de un vistazo
Caché = costes del bolo + estructura + imprevistos + amortización de la producción + margen
Y después, aparte: IVA y, si la hay, comisión de agencia.
Antes de sumar: quién paga cada cosa
Un caché sale demasiado alto si sumas lo que ya pone quien programa, y demasiado bajo si das por hecho que paga algo que no le corresponde. Antes de calcular, comprueba cada punto con él. No todos aplican a todos los bolos.
| Personal | Quién contrata y paga a cada persona, y qué equipo tiene que desplazarse. |
| Viajes y transporte | Si los asume la compañía, quien programa o se liquidan aparte. |
| Hotel y comidas | Personas, habitaciones, noches y qué comidas pone quien programa. |
| Sonido, luces y backline | Qué tiene el recinto y qué pide tu rider técnico. |
| Escenografía y carga | Transporte, montaje, desmontaje y personal necesario. |
| Derechos de autor | Quién está obligado a pagarlos según el contrato. |
| Promoción | Qué hace el organizador y qué pagas tú. |
| Comisión de agencia | Quién la paga, sobre qué importe y cuándo. |
| IVA | Qué se factura y cómo se presenta el precio. |
Lo acordado por la actuación, sin IVA.
Lo que se factura o se liquida por separado, si así se pacta (hotel, viajes, backline…).
Lo que acaba pagando: caché, gastos aparte que asuma e impuestos.
1. Los costes del bolo
Todo lo que no gastarías si esa fecha no existiera. Calcúlalo siempre para una fecha concreta: la distancia y las noches de hotel lo cambian todo.
Personal
Suele ser el coste más grande. Calcúlalo por persona y por bolo, y distingue cómo se paga a cada una, porque el coste real cambia mucho.
- Personal con contrato: salario bruto, Seguridad Social a cargo de la empresa y gestoría, según el contrato y la remuneración. En artistas hay reglas de cotización específicas, y las bases y los mínimos cambian cada año: no apliques un porcentaje fijo sin comprobarlo.
- Autónomos y empresas que facturan: el importe de su factura, sin el IVA si puedes deducirlo.
- Todo el equipo que viaja: músicos, músicas o elenco, personal técnico, regiduría, tour manager.
- Las jornadas que no son la función: montaje, pruebas, desmontaje y días de viaje que haya que pagar.
- Refuerzos, sustituciones y personal local que contrates tú.
Viajes
Ida y vuelta, con todo lo que cuesta mover a la gente.
- Vehículo de una persona del equipo: se le paga por kilómetro. 0,26 €/km es lo máximo que Hacienda permite pagar a una persona trabajadora sin retención, con requisitos; más los peajes y el aparcamiento justificados.
- Furgoneta de la empresa o alquilada: su coste real (alquiler, combustible, peajes, aparcamiento y, si es propia, mantenimiento y desgaste). Los 0,26 €/km no sirven para esto.
- Tren, avión o bus cuando toque, y los traslados en destino.
Dietas
Lo que pagas al personal contratado para comer cuando está fuera. Hacienda fija hasta cuánto no tributa en IRPF, siempre que se cumplan los requisitos del desplazamiento:
- Sin pernocta: hasta 26,67 € por persona y día en España.
- Con pernocta: hasta 53,34 € por persona y día en España.
- Son límites fiscales y pagarlos no es obligatorio. A los autónomos no se les aplican: sus gastos van dentro de su factura.
- Si quien programa pone la comida o la cena, presupuesta solo las comidas que vayas a pagar tú.
Alojamiento
Habitaciones por noches. Revisa si quien programa lo incluye o lo pagas tú.
- Habitaciones y noches, también las del montaje o el viaje de vuelta.
- Desayunos si no van incluidos.
Alquileres y transporte de carga
Lo que no aporta la sala según el rider y lo que cuesta llevar el material.
- Backline, sonido o luces que no cubra el recinto.
- Transporte de escenografía o equipos, si va aparte del equipo humano.
Otros gastos del bolo
Pequeños, pero se acumulan.
- Seguros específicos de la actuación.
- Promoción propia de la fecha.
- Material fungible y reposiciones.
2. Los costes que más se olvidan
No aparecen en ninguna factura del día del bolo, y por eso tantos cachés se quedan cortos.
Oficina, gestoría, management, teléfono, web: lo que mantiene el proyecto aunque no haya bolos. Un porcentaje sobre los costes de cada actuación reparte esa carga entre las fechas; cada proyecto debe calcular el suyo (en el ejemplo usamos un 10 %).
Un cable roto, un taxi de madrugada, un peaje que no estaba previsto. Un pequeño porcentaje (en el ejemplo, el 5 %) evita que cada sorpresa salga de tu margen. Es una reserva de planificación: si no pasa nada, ese dinero acaba siendo margen.
Escenografía, vestuario, ensayos y diseño se pagan una vez y se recuperan bolo a bolo. Divide lo invertido entre los bolos que prevés hacer: si la producción costó 12.000 € y esperas 20 fechas, cada caché debería recuperar 600 €. Si las funciones son muy distintas (aforos, cachés, montajes), reparte con un criterio que tenga sentido para tu gira.
3. El margen
Es lo que queda para el proyecto cuando todo está pagado. Ojo con cómo se calcula: sumar un 15 % al coste deja un margen menor del 15 % sobre el precio. Si quieres que el 15 % del precio sea margen, divide el coste entre 0,85. Y comprueba que el coste total recoge de verdad todo lo que pagas, y que la comisión de agencia no se va a descontar después de ese mismo precio.
Ejemplo completo
Una banda de cuatro personas, con dos de equipo técnico, toca en una sala a 300 km, con una noche de hotel. Viajan en una furgoneta propia y la sala no tiene backline.
Personal 6 personas × 330 € de coste por bolo (orientativo) | 1980,00 € |
Viaje Furgoneta de una persona de la banda: 600 km × 0,26 €/km + 40 € de peajes | 196,00 € |
Dietas 6 personas contratadas × 53,34 € (con pernocta) | 320,04 € |
Alojamiento 3 habitaciones dobles × 80 € | 240,00 € |
Alquiler de backline Batería y amplificadores que no tiene la sala | 250,00 € |
| Costes del bolo | 2986,04 € |
| Estructura (10 % de los costes del bolo) | 298,60 € |
| Imprevistos (5 % de los costes del bolo) | 149,30 € |
| Amortización (12.000 € de producción entre 20 bolos) | 600,00 € |
| Coste total del bolo | 4033,94 € |
| Precio con un 15 % de margen (coste ÷ 0,85) | 4745,81 € |
| Caché propuesto (redondeado, sin IVA) | 4800,00 € |
Las cifras son ilustrativas y solo sirven para enseñar el método. El coste de personal, el 10 % de estructura, el 5 % de imprevistos y los 600 € de amortización son hipótesis; sustitúyelos por los tuyos. Se supone que las seis personas están contratadas y tienen derecho a dieta, que la furgoneta es de una persona de la banda y que quien programa no pone hotel ni comidas. No hay comisión de agencia. Al redondear a 4.800 €, el margen real sube del 15 % al 15,96 %.
Precios por zonas y varias fechas
Calcular cada bolo desde cero es lento cuando te llaman para pedir precio. Ayuda tener precios orientativos por zonas según la distancia (cerca, hasta 300 km, hasta 600 km, más lejos): calculas una actuación de referencia y ajustas viajes, dietas y hotel para cada zona. Así respondes en el momento y sabes desde qué precio no te compensa ir.
Las zonas son un punto de partida. Dos bolos a la misma distancia pueden costar muy distinto si uno necesita hotel, transporte de escenografía o refuerzos técnicos; cuando la fecha se concreta, recalcula.
Si te piden varias fechas desde la misma programación, calcula el coste del conjunto: reparte lo que de verdad se comparte (un viaje, una noche de hotel) y aplica el descuento sobre el precio, comprobando que la suma sigue cubriendo costes y margen. Varias funciones en la misma ciudad ahorran más que una gira por ciudades distintas.
IVA y comisión de agencia
IVA. Presenta el caché sin IVA y deja claro que se añadirá el impuesto que corresponda. El tipo depende de quién presta el servicio, a quién y qué se factura: existe un tipo reducido para algunos servicios de artistas y personal técnico que son personas físicas, prestados a determinados organizadores, pero no se aplica a todos los casos. Compruébalo con tu asesoría.
Comisión de agencia. Si interviene una agencia o un representante, deja por escrito quién la paga, sobre qué importe se calcula (con o sin IVA) y si se suma al caché o sale de él. Si sale de tu caché, réstala del margen antes de dar el precio.
Errores habituales
Este cálculo, hecho por la calculadora
La calculadora de cachés de TuBackstagePro sigue este mismo método. Calcula el coste de cada persona con la Seguridad Social, el IRPF y la gestoría (con porcentajes precargados que puedes ajustar), propone las dietas y el kilometraje de referencia, añade estructura, imprevistos y amortización y saca el precio por zonas con el margen que elijas. También prepara los precios para varias fechas y con comisión de agencia. Cada caché queda unido a su fecha, así que después puedes apuntar lo que realmente gastaste y ver la desviación y la rentabilidad de cada bolo y de la gira.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el caché de un concierto?
Es el precio que cobras a la sala, al festival o a quien programa por la actuación, normalmente sin IVA. Tiene que cubrir lo que cuesta hacer el bolo (personal, viajes, dietas, hoteles, alquileres), la parte de estructura, la amortización de la producción y un margen.
¿Cuánto cobrar por un concierto?
No hay una cifra universal: depende de cuántas personas viajan, la distancia, las noches de hotel y lo que haya costado la producción. Calcula primero el coste real del bolo, añade estructura, imprevistos y amortización, y fija el precio con el margen que necesites. Después compáralo con lo que suele pagar ese tipo de programador.
¿Cómo calcular el caché de un grupo musical?
Suma lo que cuesta llevar al grupo a esa fecha (personal con sus cotizaciones, viajes, dietas, hotel, alquileres), añade la parte de estructura, una reserva para imprevistos y lo que toque recuperar de la producción, y fija el precio con el margen que necesites. Antes, comprueba con el programador qué pone él.
¿Qué dietas puedo pagar sin retención de IRPF?
Al personal contratado, en España, hasta 26,67 € por persona y día sin pernocta y hasta 53,34 € con pernocta, si se cumplen los requisitos del desplazamiento. Por usar su vehículo, hasta 0,26 € por kilómetro más peajes y aparcamiento justificados. Por encima, el exceso tributa. A los autónomos no se les aplican: sus gastos van en su factura.
¿Qué diferencia hay entre caché, gastos aparte y precio con IVA?
El caché es lo acordado por la actuación, sin IVA. Los gastos aparte son lo que se factura o liquida por separado si así se pacta, como el hotel o el backline. El precio con IVA es lo que quien programa paga en total: caché, gastos aparte e impuestos.
¿Cuál es el precio mínimo para que un bolo sea rentable?
El que cubre el coste total: costes del bolo, estructura y la parte de producción que toca recuperar. Por debajo pierdes dinero aunque cubras los gastos del día; justo en ese precio no ganas nada. El margen va por encima.
¿Qué diferencia hay entre margen y recargo?
El recargo se calcula sobre el coste y el margen sobre el precio. Si un bolo cuesta 4.000 € y le sumas un 15 %, cobras 4.600 € y tu margen es del 13 %. Para quedarte con un 15 % del precio, divide el coste entre 0,85: unos 4.706 €.
¿El caché lleva IVA?
El caché se suele negociar sin IVA y el IVA se añade en la factura. El tipo depende de quién factura, a quién y qué se factura; hay un tipo reducido para algunos servicios de artistas y personal técnico que son personas físicas, pero no para todos los casos. Confírmalo con tu asesoría y deja siempre claro en la propuesta si el importe es con o sin IVA.
¿Cómo se calcula la comisión de una agencia?
Depende del contrato: suele ser un porcentaje del caché, y hay que dejar claro si se calcula con o sin IVA y si la paga quien programa por encima o sale del caché de la compañía. Si sale de tu caché, réstala del margen al fijar el precio.
¿Cómo calculo el precio si hago varias fechas con la misma sala o programación?
Calcula el coste de cada fecha y aplica el descuento sobre el precio final. Dos días en la misma plaza ahorran viaje y a veces hotel, por eso admiten más descuento que dos ciudades distintas. Comprueba que cada fecha sigue cubriendo sus costes.
Guía orientativa. Los cálculos laborales y fiscales de cada caso deben revisarse con una gestoría o asesoría.
Un autodiagnóstico pensado para el sector cultural: veinte preguntas para saber en qué punto está tu proyecto y por dónde puedes crecer.
Hacer el autodiagnóstico